根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》等有关法律法规和中国科学院有关规定，结合中国科学院合肥物质科学研究院（以下简称“合肥研究院”）工作实际，制定本办法。

第一条 管理范围。合肥研究院人事档案管理的人员范围包括在编职工（含现职院领导档案副本）、博士后、离退休职工等。归档材料执行《中国科学院干部人事档案材料分类参考细则》。

第二条 部门职责。人事处履行对人事档案工作的统筹协调和监督检查职责，对人事管理过程中形成的人事档案材料完整性、真实性负责。

档案馆负责人事档案材料的接收、整理、归档、保管、转递、利用及数字化等工作，核查人事档案的完整性、真实性，对合肥研究院人事档案进行集中统一管理。

党务、监督、研究生、科研业务等管理部门对形成的相关人事档案材料完整性、真实性负责。

第三条 人员调入。新调入人员的人事档案，由人事处进行审查，确保档案材料完整、真实，统一移交档案馆归档。人事档案调入后，方可办理报到手续。

确有特殊情况，人事档案不能及时到达，或有部分档案材料缺失的，由本人提出申请，约定档案材料到达时限，经人事处、分管院领导审批后可办理报到手续。

第四条 人员调出。调出人员，在办理交接手续时，同时办结人事档案转递。档案馆不滞留调出人员人事档案。

第五条 管理过程形成的档案。人事处在人事管理过程中形成的档案材料，由业务主管移交档案馆。

其他业务管理部门形成的人事档案材料，由各部门报送人事处，人事处汇总后移交档案馆。

职工个人形成的人事档案材料（如学历学位证书，非主系列专业技术资格证书，省部级以上奖励类证书，行业、协会、学会聘书等），由职工本人报送人事处，人事处鉴别认定后移交档案馆。

各部门应在档案材料形成之日起1个月内按要求履行移交手续。

第六条 人事档案利用。根据工作需要，业务管理部门、科研单元须查阅人事档案的，由本部门、单位申请，履行相关手续到档案馆查阅。

查阅人事档案人员应当2人以上，一般均为中共党员。查阅人不得查阅本人及其有亲属关系人员的人事档案。

个人因升学、出国、职称评审等需要从档案中复印材料的，由本人向人事处申请，办理相关手续。

人事档案一般不予外借。确因工作需要借阅的，借阅单位应当提出申请，经人事处、分管院领导审批并办理借阅审批单，在规定时限内归还。

查（借）阅人员必须严格遵守保密制度，严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料，未经批准不得复制档案材料。

第七条 不相容职责分离。档案馆工作人员及其有亲属关系人员的档案由人事处指定专人保管，人事处工作人员及其有亲属关系人员的档案由档案馆人事档案管理人员保管。

第八条 纸质载体。人事档案材料和目录的纸质载体目前使用国际标准A4纸型，材料左边应留出2.5厘米装订边。文字不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水以及复写纸书写。

归档材料如为复印件，由形成材料的部门进行审核，并在复印件上写明“经审核，与原件一致”并加盖人事处公章，写明经办人，注明日期。

第九条 档案数字化。档案馆负责推进人事档案数字化建设工作，有关部门积极配合。

第十条 附则。本管理办法由档案馆会同人事处负责解释并监督执行，自印发之日起施行。

本办法未尽事宜，按照国家及中国科学院有关规定办理。