第一章  总则 

　　第一条  根据中国科学院关于ARP系统建设的相关规定，为规范合肥研究院的财务行为，加强财务管理和会计核算，结合本单位实际情况，特制定本办法。 

　　第二条  研究院根据建立的ARP系统业务管理制度，严格执行系统操作规范，充分发挥财务管理和监督水平。 

　　第三条  研究院根据ARP系统运行后所带来的变动，结合本单位实际，做好财务基础工作，做好各类业务的原始记录，严格根据系统要求，做好处理业务手续完备方可进行系统操作。 

　　第四条  为发挥ARP系统的管理优势，必须做到流程统一，如发现系统运行存在的问题应及时上报主管部门。 

　　第五条  在ARP系统上线前要界定相关用户的操作权限，以保证上线时的系统安全及操作流程的衔接。 

第二章  会计科目统一管理 

　　第六条  为充分发挥ARP系统的功能，严格按照中国科学院会计科目表（以下称“COA”）的规范对会计科目进行管理、设置。 

　　第七条  COA由单位段、部门段、科目段、子目段、课题段和备用段六个段值构成。按照统一的规则进行设置。统计的COA不仅可以保证各单位会计信息的一致性和可比性，而且增强了各级管理所需会计信息的可见度，加强了预算、统计和分析的可操作性、时效性以及准确性。 

　　第八条  在项目会计模块里维护了课题、课题组、子课题之间的关系后由系统自动生成COA中课题段的信息，对于行政部门使用的虚拟课题有财务部分统一按照规则在维护COA 中的课题段直接进行维护。  

　　第九条  COA 由财务部门统一管理维护。  

第三章  会计凭证录入、审核及报表管理

　　第十条  为保证会计信息的时效性和真实性，当天发生的业务应在当前工作日或下一工作日录入ARP系统，不得将大量业务累积到月底再进行录入。 

　　第十一条  总账凭证是ARP系统最终的记账凭证，分为两种：手工在总账模块录入的凭证，从子模块(应付、薪资、资产等模块)导入的凭证。从子模块导入的凭证如要调整，为了保证各子模块和总账模块的一致性，应在各子模块进行调整后重新过账到总账模块。 

　　第十二条  凭证编号生成：总账模块手工录入凭证在第一次存盘时系统自动生成，应付模块在创建会计分录时生成，资产和工资在导入到总账过账后生成。各模块生成凭证的编号共用一套流水。凭证编号规则：单位（2）+年月（4）+流水（5） 

　　第十三条  手工在总账录入凭证、过账、打印和保管的步骤。 

　　1、 录入凭证时，新建一个批或查找到本日的批，并在该批中新建一张凭证（日记账）。批名为“录入人姓名拼音缩写”+“年月（日）”+“两位流水号”。 

　　2、 凭证保存后系统自动生成凭证编号，保存后的凭证不允许删除，但可以修改。 

　　3、 未过账的凭证系统允许调整。过账后的凭证不允许修改和删除。如果确实发生错误要生成冲红凭证并重新录入新凭证，两张凭证都需打印归档。 

　　4、 资产采购报销时，应录入资产管理人员提供的入库单单号，与资产模块保持数据一致。 

　　5、 确认当前工作日凭证批的业务已经全部录入到ARP系统后，将该凭证提交审批；审批通过后，过账打印；打印出的凭证贴附相关原始单据并进行归档保管。 

　　第十四条  应付模块导入凭证的录入、过账、打印和保管的步骤。 

　　1、应付模块中录入发票，发票编号应采用以下原则： 

　　a) 员工借款的借款单在系统内录入预付款发票，发票编号处可填写核销号利于核销。 

　　b) 需对外部供应商支付的采购发票，系统内发票编号即为真实的发票编号，在系统中对发票进行行分配时，要充分反映发票上的明细内容。 

　　c) 员工到财务部门报销，系统内发票编号为“录入人姓名拼音缩写”+“年年月月日日”+“两位流水号”。 

　　2、资产采购报销时，在应付录入资产采购发票，要录入入库单号，便于与资产模块对账。 

　　3、应付模块录入的所有业务验证之后不可修改，如果发生错误，必须撤销“付款/冲销应付款、发票”，系统将生成借贷方相反的凭证进行冲销。再重新录入正确的凭证。 

　　4、应付模块创建会计分录后生成凭证编号，与总账模块手工录入的凭证共用一套流水编号。 

　　5、将导入到日记账的凭证提交审批，审批通过后，过账打印；打印出的凭证贴附相关原始单据并进行归档保管。 

　　第十五条  资产模块导入总账，资产会计月末须核对财务模块与资产模块的数据，并在资产模块运行导入日记账分录，在总账过账后进行凭证的打印。 

　　第十六条 薪资模块导入总账，工资核算会计及时核对薪资模块运行导入的日记账，核对无误后在总账过账后生成凭证编号，进行打印。 

　　第十七条  网上报销业务的审核、录入、导入和打印步骤。 

　　1、会计人员根据自己岗位职责范围处理业务； 

　　2、会计人员在接到报账人员的纸质报销单后进行审核，审核无误后会计人员在纸质报销单上签章确认，并在网上报销系统上点击“同意”。审核内容包括： 

　　a) 纸质报销单是否有相关领导签字； 

　　b) 原始发票是否有效、真实，发票金额是否与报销单一致； 

　　c) 纸质报销单是否与网上报销系统提交的数据、内容完全一致，包括报销内容、附件张数、报销金额； 

　　d) 网上报销系统提交的信息是否完整、准确，报销单类型的选用是否正确； 

　　e) 在实行绝对控制之前，需要审核科研课题可用金额情况，杜绝赤字开支； 

　　f) 报销内容是否符合国家和研究院的相关制度规范； 

　　3、会计人员必须在当天将已审核通过的报销或借款业务导入ARP，并做相应的修改，生成日记账凭证，并过账。 

　　第十八条  根据会计基础工作规范化的相关文件的要求，进行会计报表的定期打印和归档工作。 

第四章  费用报销管理 

　　第十九条  各部门、研究室、课题组应当根据ARP财务系统运行后带来的变动，相应调整借款报账等事宜的方式和流程，以适应ARP运作的要求。 

　　第二十条  网上报销处理具体操作步骤规定如下： 

　　a) 报账人员或代理人收集、整理原始费用发票，按照财务要求完成对原始发票的整理、粘贴、计算、审核等工作。 

　　b) 报账人员或代理人在ARP系统中逐项录入费用报销单，选择正确的报销模板。根据报销的内容和性质详细填写说明。 

　　c) 报账人员或代理人在完成ARP系统的录入之后，应立即将原始单据送交财务部门。 

　　d) 财务部门会计人员核对报账人员在系统中提交的发票信息与手工传递的原始发票一致及相关手续完备后，运行程序将费用报表生成发票，并处理付款或核销借款等事宜。 

　　第二十一条  对于来报销费用的员工和需要核销借款的员工不一致的情况，如果借款员工的借款确实要转移给其他员工，要在系统中做借款转移，如果来报销员工只是代替借款人报销，需经借款人授权，办理报销手续。 

　　第二十二条  报销或借款事项在网上报销系统提交财务审核后，及时将原始单据送交财务部门。 

　　第二十三条  各部门（研究室）应严格执行研究院的费用报销管理办法，明确费用报销类型、报销时间，不允许费用单据长期滞留在业务部门。 

　　第五章  系统月底关账的规定

　　第二十四条  财务部门负责执行应付模块、总账模块的具体关账工作。关账时间遵守关账时间表。 

　　第二十五条  具体的关账顺序与执行步骤如下： 

　　 1、 应付模块关账 

　　a)会计人员自查是否已将本期发生的业务录入ARP系统，并将尚未导入总账的业务信息导入总账； 

　　b)、财务部门会计运行应付月末关账检查报表，确定无误后，按照规定时间关闭应付会计期。 

　　2、总账模块关账 

　　a) 会计人员在“日记账过账”界面对本期未过账的凭证进行过账； 

　　b) 会计人员提交“试算平衡表”，审核账户余额是否平衡，特别注意系统中转科目的余额应结清为零。 

　　c)财务部门会计在规定的时间关闭总账会计期。 

　　参考以下列表:  

关账顺序	责任人	模块	关闭后是否可以打开
1	应付超级用户	应付	是
2	科研项目超级用户	项目会计	是
3	固定资产超级用户	固定资产	否
4	总账超级用户	总账	是

第六章  财务模块与其他模块关联的业务流程

　　第二十六条  科研模块负责课题的维护。在课题人员等信息变动后，科研项目超级用户需要及时运行相关请求，将课题信息导入网上报销系统，尽量避免课题人员不能选择到相关课题的现象； 

　　第二十七条  资产模块一旦关闭将不能再打开，因此，固定资产超级用户在关闭资产模块前，需要与财务模块核对一致； 

　　第二十八条  人事模块如有人员信息或部门信息等变动，须书面通知财务资产处，通知内容包括信息变动或新增、停用的员工姓名，该员工所在的部门等，再由财务资产处进行相关的业务处理。 

第七章   附则 

　　第二十九条  该文自下发之日起执行，未尽事宜在具体实施中调整、补充和完善。 

　　第三十条  本管理制度解释权归研究院财务资产处。 

　　                财务资产处 

　　                  二○○六年五月三十日